Herzlich Willkommen im Pike QMS!

Dieser Leitfaden soll Ihnen den Einstieg ins Pike QMS erleichtern, so dass Sie sofort loslegen können.

1. Ihre Rolle als Prozesseigner

Sie sind als Prozesseigner angemeldet. Sie können also in den Ihnen zugewiesenen Kategorien (Management, Kernprozesse, Support) beliebige Prozesse erstellen, ändern und veröffentlichen.

2. Begriffe

Zuerst möchten wir hier einige Begriffe vorstellen.

Prozesseigner
Erstellt und bearbeitet Prozesse und ist verantwortlich für die Veröffentlichung. Der Eigner wird bei jedem Prozess angezeigt.

Organisationseinheiten
Diese stehen stellvertretend für Abteilungen, Teams oder Aufgabenbereiche und umfassen mindestens einen Namen und ein Kürzel sowie optional einen hauptverantwortlichen Prozesseigner. Dieser steht im System stellvertretend für die abgebildete Gruppe. Wenn ein Prozesseigner zugewiesen wird, spricht man von einer persönlichen Einheit, ansonsten von einer unpersönlichen.

Jedem Prozess muss eine Organisationseinheit zugewiesen werden; diese gilt als Urheber des Prozesses. Zudem werden Organisationseinheiten verwendet, um die DEMI-Elemente zu definieren.

DEMI-Elemente:

DEMI steht für Durchführung, Entscheidung, Mitwirkung und Information und stellt im Pike QMS die Verantwortungszuweisung dar. Jedem Prozessschritt können in den einzelnen Elementen Organisationseinheiten zugewiesen werden.

Benutzer
Der Benutzer kann Prozesse und Dokumente ansehen.

3. Erste Schritte

Die folgenden Schritte beschreiben das Vorgehen um Pike-QMS initial zu konfigurieren. Behalten Sie für die ersten Schritte diese Reihenfolge ein.

3.1. Organisationseinheiten erfassen

Erstellen Sie für Ihre Unternehmung die Organisationseinheiten. Dadurch können Sie Prozesse korrekt zuweisen und die DEMI-Elemente in den Prozessschritten setzen. Sie können beliebig viele Organisationseinheiten erstellen und auch zu einem späteren Zeitpunkt weitere Einheiten erfassen.

Wir haben bereits einige gängige Organisationseinheiten für Sie vorerfasst. Sollten Sie diese nicht benötigen, können Sie sie natürlich auch entfernen oder sie entsprechend Ihren Bedürfnissen anpassen.

Praxistipp

Notieren Sie sich zuerst auf einem Blatt Papier die einzelnen Abteilungen, Teams und Gruppen, welche einerseits als Prozessurheber oder als durchführende, entscheidende, mitwirkende oder zu informierende Akteure in Erscheinung treten. Beispiele sind hier die Geschäftsleitung, die Produktion, das Marketing oder auch verschiedene Standorte.

3.2. Prozessgruppen erstellen

Erstellen Sie in den Kategorien Ihre Prozessgruppen. Diese sind notwendig, um Prozesse einzufügen.

Wir haben bereits einige gängige Prozessgruppen für Sie vorerfasst. Sollten Sie diese nicht benötigen, können Sie sie natürlich auch entfernen oder sie entsprechend Ihren Bedürfnissen anpassen.

Praxistipp

Prozesse, welche in Ihrem Unternehmen verwandte Themen oder Arbeitsabläufe beschreiben, sollten  in Gruppen zusammengefasst werden. Dadurch werden die Verwaltung und die Nutzung des Systems einfacher.

3.3. Prozesse erstellen

Nun können Sie Ihren ersten Prozess erfassen. Dieser und der nächste Schritt sind das Herzstück des Pike QMS. In den Prozessen können Sie Arbeitsabläufe, Vorgaben, mitgeltende Dokumente und Link dokumentieren und so ein aktives Qualitätsmanagement in Ihrer Unternehmung betreiben.

3.3.1. Grunddaten erfassen

Jeder Prozess beinhaltet gewisse Grunddaten, welche allgemeine Informationen zum Prozess beschreiben. Dabei geht es um den Namen, Eigner, Zweck, Nutzniesser, benötigter Input oder den Output des Gesamtprozess und weiterer Punkte. Diese Angaben helfen den Nutzern, schnell und gezielt einen Überblick über den Prozess zu erhalten und diesen im Arbeitsablauf korrekt einzuordnen.

Praxistipp

Konzipieren Sie den Gesamtprozess erst auf Papier. Definieren Sie dafür den Zweck, den Nutzniesser, das Prozessteam, den notwendigen Input sowie den erwünschten Output und prüfen Sie, ob diese Angaben zusammen Sinn ergeben. Skizzieren Sie auch die einzelnen Schritte, welche vom Input zum Output führen.

Beispiel
In einem Prozess mit dem Zweck, einen monatlichen Bericht über festgestellte Mängel in der Produktion und den möglichen Gegenmassnahmen zu erstellen, und dem Prozessteam „Leitung Produktion“ wäre der notwendige Input eine Liste der festgestellten Mängel an Produkten und der Output der fertiggestellte Bericht gemäss einer Vorlage. Nutzniesser wäre hier möglicherweise die Qualitätssicherung, welche den Bericht prüft.

3.3.2 Grunddaten erfassen

Jeder Prozess läuft in Schritten ab, welche jeweils eine bestimmte Aufgabe innerhalb des Prozesses repräsentieren. Jeder Schritt umfasst ein Symbol, eine Beschreibung, mitgeltende Dokumente und Links, die DEMI- sowie die Nachweiselemente. Neben den klassischen Schritten mit einem In- und einem Output sind auch welche mit mehreren In- oder Outputs möglich.

Praxistipp

Definieren Sie einen Schritt als abgeschlossene Einheit, so dass nach jedem Schritt der Prozess pausiert werden kann. Dadurch erleichtern Sie den Nutzern, dem Prozess zu folgen.

Anwendungstipp

Bereiten Sie alle Dokumente und Links sowie die notwendigen Organisationseinheiten vor, bevor Sie den Prozess im System erstellen.

4. Die Prozesslandkarte

Sie befinden sich zurzeit auf der Prozesslandkarte. Dies ist die Startseite des Pike QMS und zeigt alle Kategorien (Management, Kernprozesse, Support) und die untergeordneten Prozessgruppen an. Über die Prozesslandkarte können Sie zu den einzelnen Prozessen navigieren.

Um zu einem Prozess zu gelangen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Prozessgruppe und es werden alle Prozesse innerhalb der Gruppe aufgelistet. Ein Klick auf den Namen des Prozesses bringt Sie direkt zum Prozess.

5. Die Menüleiste

Zuoberst finden Sie die Menüleiste. Im Folgenden werden die einzelnen Symbole kurz erklärt:

 Pike QMS Bearbeitungsmodus

Bearbeitungsmodus
Über dieses Symbol wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus und können neue Prozesse erstellen sowie bestehende Prozesse bearbeiten. Sie können im Bearbeitungsmodus normal navigieren.

 Pike QMS Neuer Prozess erstellen

Neuen Prozess erstellen (im Bearbeitungsmodus)
Dieses Symbol öffnet die Maske, um einen neuen Prozess zu erstellen. Es ist nur vorhanden, wenn der Bearbeitungsmodus aktiviert ist.

 Pike QMS Bearbeitungsmodus verlassen

Bearbeitungsmodus verlassen (im Bearbeitungsmodus)
Über dieses Symbol können Sie den Bearbeitungsmodus beenden.
Es ist nur vorhanden, wenn der Bearbeitungsmodus aktiviert ist.

 Pike QMS Prozesslandkarte anzeigen

Prozesslandkarte anzeigen
Dieses Symbol bringt Sie zur Prozesslandkarte.

 Pike QMS Suche

Suche
Über die Suche können Sie nach Prozessen suchen. Dabei können Sie den Namen des Prozess oder die Prozessnummer eingeben oder jeweils nur einen Teil davon. Die passenden Prozesse werden anschliessend in einer Liste dargestellt. In der erweiterten Suche auf der Resultatliste können Sie auch nach Organisationseinheiten filtern.

 Pike QMS Eigene Daten ändern

Eigene Daten ändern
Dieses Symbol bringt Sie zu Ihrem eigenen Profil. Dort können Sie Ihre Sprache, Namen und E-Mail-Adresse aktualisieren sowie Ihr Passwort ändern.

 Pike QMS Einstellungen

Einstellungen
In den Einstellungen können die Unternehmens- und Zahlungsdaten, die Organisationseinheiten, die Prozesslandkarte und die Benutzer verwaltet werden.

 Pike QMS Logout

Logout
Über dieses Symbol können Sie das System verlassen.

 Pike QMS Hilfe

Hilfe
Dieses Symbol zeigt hilfreiche Informationen zur jeweiligen Seite an. Wenn Sie sich bei etwas nicht sicher sind, finden Sie dort eine Antwort.